電話代行を利用する上での注意点 - 口コミ評価を検証!【電話代行比較ナビ】

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電話代行を利用する上での注意点

電話代行サービスにも落とし穴はあります。全て任せっきりにするとビジネスチャンスを逃すこともあります。

見落としがちな電話代行の注意点

電話代行を頼んだ時に注意したいのが、毎回応対するオペレーターが変わることです。
大きな事務所を構えている職業で毎回オペレーターが変わるのはあまり違和感はありませんが、個人経営のネットショップなど小規模なビジネススタイルで応対する女性の声が毎回異なるのは電話を掛けてきた側に不自然な印象を与えてしまいます。

一度限りの顧客が多い業種であればそれほど注意を払う必要はありませんが、取引先やリピーターを多く抱えるのであれば、電話代行を利用している旨を伝えておくか、自分の不在時は別会社に電話対応が切り替わることを断っておくべきでしょう。
特に取引先など信頼関係が大切な相手には、対応する女性の声が違うことで不信感を抱かせないように気をつけるべきです。
また、電話代行業者を名乗っていても、代行サービスが付帯していないところもあります。

このような電話代行業者は電話転送をサービスとして行っており、指定した携帯電話へと不在の電話を転送してくれます。
しかし、転送サービスのみの電話代行ではオペレーターが対応してくれないため、携帯電話の電源が入っていなければ通話が転送されても意味がありません。
つまり、こちらが電話に出られない状況を代行してくれるのではなく、固定電話の番号を貸し出しつつ携帯電話に転送してくれるサービスと考えれば良いでしょう。

可能な限り電話対応は自分でしたい人は?

もし、自分が完全に電話対応できる業種であれば、電話転送サービスだけで事足りますが、人員不足や自分のスケジュールを穴埋めするために電話代行を頼むのであれば、オペレーターが対応してくれる電話代行業者を頼みましょう。

ちなみに料金面ではオペレーターが対応してくれる電話代行業者の方が高値の傾向にあり、その分充実したサービスが期待できます。
電話代行業者から携帯電話に転送してもらう場合には、なるべく電話に出られる状況の時に転送してもらいましょう。
もし携帯電話が圏外の時に転送されてしまうと、相手方にも携帯電話に転送されたことが分かってしまいます。
したがって、固定電話に掛けたはずなのに携帯電話に転送されるという不自然さが生じてしまうからです。

携帯電話に転送されても不自然に感じない人もいるかと思いますが、より多くの顧客に安心感を与えたいならば、不在時や電話に出られない時は転送ではなくオペレーターに折り返すことを伝言してもらいましょう。
電話代行業者の利用法には充分注意するようにしてください。

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その他の情報一覧

電話代行サービスとは

電話代行会社を選ぶポイント

電話代行の様々なサービス

サービス内容を比較する

電話代行ひとつといっても様々なサービスやオプションがあります。

ほとんどの業者が「基本料金パック」としてサービスを提供しているので、使わない機能なのに割高になるケースが多くあります。例えば、お客様からのお電話はほぼ日本語にも関わらず、 オペレーターの英語対応がパックになっていることで、必要のない費用を払うなんてもったいないですよね。

今の状況を割り出してみましょう
社員数が少なく、お客様に対して満足な電話応対ができていない気がする電話代行・電話秘書転送電話・逆転送電話
個人事務所(弁護士、税理士、経営コンサルタントなど)でオフィスを不在にする事が多い電話代行・電話秘書365日24時間対応SOHO・個人事業者向け
顧客数を増やしクレームにもきちんと対応したい電話代行・電話秘書365日24時間対応
それでも選ぶのが難しい場合はこちら
サービス会社が多く、オプションも必要か必要じゃないのか分からない電話代行会社を選ぶポイント

その他・すべてのサービス

電話代行・電話秘書

基本パックとして「貴社名対応」や「クレーム対応」「求人」受付など代行業務としてほぼ全てに対応しているサービス会社を紹介しています。応対時間や転送方法は会社によって様々ですので、チェックが必要です。

転送電話・逆転送電話

電話番号を持っていてオペレーターに転送して欲しい場合、反対にサービス会社に番号を借りて電話転送だけして欲しい場合など様々な方法があります。状況に応じた転送方法を取る必要があります。

365日24時間対応

昼夜・土日祝日関係なくお電話がある業種の方は、こちらをおすすめします。基本パックとしては未対応でも、オプションサービスとして対応しているサービス会社もあるのでご相談をおすすめします。

レンタルオフィス・バーチャルオフィス

実際にお仕事が出来るスペースの貸出しや、法人登記可能な住所貸しサービスです。事務所を持たない方にピッタリのサービスです。電話代行+住所貸しまでワンストップで対応しているサービス会社もあります。

格安業者を探す

「出来るだけ費用をかけたくない」「お試してで利用して良ければ続けたい」など、低予算でも始められるサービス会社を紹介しています。基本料金を安くし、コール回数を少なく定めているサービス会社もあるので注意が必要です。

SOHO・個人事業者向け

社員は自分しかいないけど、電話番号やオフィスの住所はしっかり持って運営していきたいとお考えの方にピッタリのサービスです。ワンストップで提供しているので、起業して間もない方や不在が多い人の強い味方となります。