電話代行によるクレームの一次対応 - 口コミ評価を検証!【電話代行比較ナビ】

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クレームの一次対応

誰もが受けたくないクレーム。それを電話代行でワンクッションおく事により円満解決できるケースは多くあります。

クレーム一次対応とは

電話代行業者のなかには、クレーム一次対応がサービスに含まれているところがあります。
クレーム一次対応とは、顧客からのクレームに対して状況をヒアリングして適した担当者へと取り次ぐことです。
そのため、実際にクレームを解決するまで電話代行業者のオペレーターが対応してくれるわけではありません。
実際には自社の担当者がクレーム対応を行うことになるのですが、オペレーターがワンクッション置くことによって、お互い冷静に状況を話し合うことができます。

顧客のクレームも自社の成長にとっては貴重な意見ですから、じっくり聞きながら円満な解決を図りましょう。
また、クレーム処理に最適な担当者へと連絡してくれることも電話代行業者のクレーム一次対応の特徴です。
仮にクレーム対応を自社で全て行うとすると、クレーム対応に適した担当者へ繋ぐまでにタイムロスが生じてしまいます。
クレーム対応においてタイムロスが生じてしまうのは好ましいことではなく、余計に自社に対する印象が悪化してしまいます。
さらに、顧客に対して同じ状況説明を複数回求めてしまう可能性もあることから、クレームの円満解決には程遠くなってしまうでしょう。

クレーム一次対応可の電話代行業者

クレーム一次対応は電話代行業者によって取り扱いが異なります。
標準プランに含まれているところは多いのですが、ライトプランなどコストパフォーマンスを最優先したプランではクレーム一次対応が含まれていないことがほとんどです。

また、クレーム一次対応はオペレーターへの負担が大きいことから、オプション扱いになって別料金が発生することも少なくありません。
クレーム一次対応は電話代行業者の本来の業務である不在対応から少し離れたサービスですので、オプション扱いで別料金になったとしてもセットにしておきたいところです。
ただし、あくまでも窓口的な役割を果たすところですので、クレーム解決を望むのではなく、正確な状況把握と連絡を行ってもらえるようにしましょう。

クレーム対応は慎重さが必要なだけではなく、顧客に対するファーストコンタクトが非常に重要です。
ファーストコンタクトで失敗してしまうと、解決に導くまでこじれてしまうリスクもありますから、電話対応のプロであるオペレーターに任せる方が無難と言えるでしょう。
クレーム対応を迅速かつ的確に処理できるようにするためにも、電話代行業者のクレーム一次対応サービスに依頼してみてはいかがでしょうか。

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電話代行ひとつといっても様々なサービスやオプションがあります。

ほとんどの業者が「基本料金パック」としてサービスを提供しているので、使わない機能なのに割高になるケースが多くあります。例えば、お客様からのお電話はほぼ日本語にも関わらず、 オペレーターの英語対応がパックになっていることで、必要のない費用を払うなんてもったいないですよね。

今の状況を割り出してみましょう
社員数が少なく、お客様に対して満足な電話応対ができていない気がする電話代行・電話秘書転送電話・逆転送電話
個人事務所(弁護士、税理士、経営コンサルタントなど)でオフィスを不在にする事が多い電話代行・電話秘書365日24時間対応SOHO・個人事業者向け
顧客数を増やしクレームにもきちんと対応したい電話代行・電話秘書365日24時間対応
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電話代行・電話秘書

基本パックとして「貴社名対応」や「クレーム対応」「求人」受付など代行業務としてほぼ全てに対応しているサービス会社を紹介しています。応対時間や転送方法は会社によって様々ですので、チェックが必要です。

転送電話・逆転送電話

電話番号を持っていてオペレーターに転送して欲しい場合、反対にサービス会社に番号を借りて電話転送だけして欲しい場合など様々な方法があります。状況に応じた転送方法を取る必要があります。

365日24時間対応

昼夜・土日祝日関係なくお電話がある業種の方は、こちらをおすすめします。基本パックとしては未対応でも、オプションサービスとして対応しているサービス会社もあるのでご相談をおすすめします。

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社員は自分しかいないけど、電話番号やオフィスの住所はしっかり持って運営していきたいとお考えの方にピッタリのサービスです。ワンストップで提供しているので、起業して間もない方や不在が多い人の強い味方となります。