電話代行のオペレーター応答後の様々な連絡方法について - 口コミ評価を検証!【電話代行比較ナビ】

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応答後の様々な連絡方法について

え!こんなに沢山の連絡方法があるの?と驚くほどです。状況に合わせた取り次ぎ手段を選べるのも魅力です。

電話応対後は様々な連絡方法で伝えてもらえます

一番メジャーなのは、相手方からの電話を携帯へと転送してもらうことです。
電話代行サービスのオペレーターは内線感覚で取り次いでくれますので、相手方に不自然さが伝わることはありません。
また、取り次ぐ際には社名や部署名をきちんと相手方に伝えてくれますから、オペレーターではなく事務員の一人という印象を与えることもできます。
転送された後は問題なく通話することができるため、商談や受注などリアルタイムでまとめたい話題の時に役立ちます。
もし不在時の電話を転送されても、こちらが通話できない状態であれば電子メールや携帯メールで入電した内容が伝えてもらえます。
メールの内容は電話が掛かってきた相手や時間、簡単な用件などで、メールを読んでおけばスムーズに折り返しの電話を掛けることが可能です。
なお電子メールと携帯メールの両方を受け取ることができるため、社内と社外を問わずに素早く不在電話があったことが分かります。

オプションサービスとして多い転送方法

メールは通常のテキストファイルだけではなく、音声ファイルを添付したボイスメールの受け取りも可能です。
ボイスメールとは相手との通話内容を録音したもので、伝言ファイルを聞くことと同じ感覚です。
したがって、相手方の話を直接聞きたい場合には、テキストメールだけではなくボイスメールも登録しておきましょう。

メールの送り先は複数人を登録できるだけではなく、電話内容によって送り先を変えることができます。
例えば、求人関連の電話であれば人材担当者へ、受注関連の電話であれば営業担当者へ、というように不在対応の連絡メールを異なる送り先へと送信可能です。
このシステムを取り入れれば、無駄のない折り返し連絡ができるだけではなく、社内の業務連絡もコンパクトにまとめることができます。

いち早く不在電話があったことを知りたいのであれば、メールよりもホットライン連絡が最適です。
ホットライン連絡では、電話代行業者のオペレーターが電話があった旨を携帯電話へとすぐに伝えてくれますので、相手方を待たせることなく折り返しの電話ができます。
電話代行業者は不在時の電話を応対してくれるだけではなく、電話があったことをスムーズに伝えてくれますので、リアルタイムで進行するビジネスチャンスをより広げながら、無駄のない効率的かつ合理的な事務システムを築くことができますよ。

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電話代行ひとつといっても様々なサービスやオプションがあります。

ほとんどの業者が「基本料金パック」としてサービスを提供しているので、使わない機能なのに割高になるケースが多くあります。例えば、お客様からのお電話はほぼ日本語にも関わらず、 オペレーターの英語対応がパックになっていることで、必要のない費用を払うなんてもったいないですよね。

今の状況を割り出してみましょう
社員数が少なく、お客様に対して満足な電話応対ができていない気がする電話代行・電話秘書転送電話・逆転送電話
個人事務所(弁護士、税理士、経営コンサルタントなど)でオフィスを不在にする事が多い電話代行・電話秘書365日24時間対応SOHO・個人事業者向け
顧客数を増やしクレームにもきちんと対応したい電話代行・電話秘書365日24時間対応
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サービス会社が多く、オプションも必要か必要じゃないのか分からない電話代行会社を選ぶポイント

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電話代行・電話秘書

基本パックとして「貴社名対応」や「クレーム対応」「求人」受付など代行業務としてほぼ全てに対応しているサービス会社を紹介しています。応対時間や転送方法は会社によって様々ですので、チェックが必要です。

転送電話・逆転送電話

電話番号を持っていてオペレーターに転送して欲しい場合、反対にサービス会社に番号を借りて電話転送だけして欲しい場合など様々な方法があります。状況に応じた転送方法を取る必要があります。

365日24時間対応

昼夜・土日祝日関係なくお電話がある業種の方は、こちらをおすすめします。基本パックとしては未対応でも、オプションサービスとして対応しているサービス会社もあるのでご相談をおすすめします。

レンタルオフィス・バーチャルオフィス

実際にお仕事が出来るスペースの貸出しや、法人登記可能な住所貸しサービスです。事務所を持たない方にピッタリのサービスです。電話代行+住所貸しまでワンストップで対応しているサービス会社もあります。

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「出来るだけ費用をかけたくない」「お試してで利用して良ければ続けたい」など、低予算でも始められるサービス会社を紹介しています。基本料金を安くし、コール回数を少なく定めているサービス会社もあるので注意が必要です。

SOHO・個人事業者向け

社員は自分しかいないけど、電話番号やオフィスの住所はしっかり持って運営していきたいとお考えの方にピッタリのサービスです。ワンストップで提供しているので、起業して間もない方や不在が多い人の強い味方となります。