電話代行サービス利用時の在籍者や連絡先の登録について - 口コミ評価を検証!【電話代行比較ナビ】

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在籍者や連絡先の登録について

案件ごとに担当者が違う場合は、複数の連絡先を登録して振り分け処理をしてもらいましょう。適切な応対で無駄が省けます。

在籍者や連絡先の登録とは

電話代行業者を利用する際には、連絡先を複数指定することができます。
連絡先の指定は携帯電話や携帯メール、eメールになりますが、複数の登録先に不在電話があった旨を伝えてくれますので、タイムラグなく相手方へと折り返しの連絡が可能です。

登録先として選べる数は電話代行業者によって異なりますが、10~20件が一般的です。
これ以上の連絡先を登録しておくこともできますが、オプションとして別料金となることもあるため、なるべくならば一般プランに含まれている登録数に絞り込むと良いでしょう。

在籍者として会社の担当者を複数登録しておくことも有効です。
例えば、同時に連絡するのではなく優先順位を設けておくと、不在時の電話があったことが伝えるべき担当者から順に連絡されます。
したがって、タイムリーな電話が折り返せるだけではなく、相手方の望む担当者とスムーズな会話をすることができます。

登録先を掛かってきた電話の種別に応じて振り分けることも可能です。
例えば、求人募集の電話が掛かってきた際には、人材担当者へ不在連絡をすることが最も適しています。
また、受注関連の電話であれば営業担当へいち早く不在連絡をするべきでしょう。

相応しい担当部署に連絡する必要性

このように、どのような不在電話を電話代行業者が対応したかによって、自社の相応しい担当部署に連絡してもらうことができます。
連絡先を振り分けておけば、最もマッチする担当者が相手方へ折り返しの電話ができますので、お互いに無駄を省いて会話を進められます。

電話の転送先も在籍者登録に準じており、あらかじめ登録した連絡先へと不在電話が転送されます。
この場合も転送先と相手方の用件が食い違っては無駄になってしまいますので、転送先の振り分け設定はあらかじめ確認しておくようにしましょう。
基本的には上限いっぱいまで在籍者登録を行っておくと便利です。
仮にメインの担当者がすぐに折り返せない状況だったとしても、他の担当者が代わりに相手方へ折り返しの連絡をすることができるからです。

また、連絡先を適正に振り分けておくことで、相手方に対するスムーズな用件打ち合わせを実現できます。
この連絡先振り分け設定は電話代行業者によっては有料オプションになっていたり、サービス自体が備わっていない可能性があるため、契約前に確認しておくと良いでしょう。
電話代行業者の在籍者や連絡先の登録は、数だけではなく内容にも気をつけるようにしてください。

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